Technischer Vertrieb & Projektierung

Ein gutes Wissensmanagement löst zentrale Herausforderungen im technischen Vertrieb: eine effektive Informationssuche in der bestehenden Wissensbasis. Insbesondere bei Sonderkonfigurationen oder individualisierten Angeboten stellt sich die Frage, ob es in der Vergangenheit nicht schon ähnliche Fälle gegeben hat. Aufgrund der fehlenden Suchfunktion verbringen Vertriebsmitarbeitende oft viel Zeit damit, nach aktuellen Produktdaten, Preisen oder Angeboten in den verschiedensten Systemen zu suchen – oder es direkt neu zu machen. Das ist zeitintensiv und steigert die Kosten im Vertriebsprozess. 

 Ein zentrales Wissenssystem leistet eine wichtige Anlaufstelle, weil die relevanten Informationen schnell und strukturiert bereitstehen – egal aus welchem System sie stammen. Das macht viele Vorgänge nachvollziehbar und transparent, während Inhaltsbausteine wiederverwendet werden können. Insbesondere, wenn es sich um Dokumententypen handelt, die sonst nicht auf Volltext durchsucht werden können, ist das ein echter „Gamechanger“. 

Daraus ergeben sich weitere Vorteile für den technischen Vertrieb: 

• Alle Mitarbeitende haben Zugriff auf geprüfte, gesicherte Informationen und steigern die Qualität der Angaben – das senkt teure Fehler in Kundengesprächen und Angeboten. 

• Die Abhängigkeit vom Know-how einzelner Mitarbeitenden sinkt – und mit ihm deren Arbeitsbelastung 

• Neue Mitarbeitende können erheblich schneller eingearbeitet werden, um vertriebsrelevantes Wissen aufzubauen – und es steigert ihre selbstständige Arbeit 

• Wissensverlust durch Fluktuation oder Ausfällen wird minimiert und ist langfristig nutzbar 

Selbstverständlich sind eine klare Rollenverteilung und regelmäßige Überprüfungen entscheidend, damit das Wissensmanagement-System zuverlässig funktioniert und Vertrauen bei den Nutzern schafft. Typischerweise gibt es im Unternehmen in Bezug auf vertriebskritische Templates verantwortliche „Wissensmanager“, die sicherstellen, dass Informationen aktuell, korrekt und vollständig bleiben. 

Die Software von Empolis bietet verschiedene Optionen, die Wissensdatenbank wachsen zu lassen. So kann jeder Mitarbeitende selbstständig neue Wissensartikel erstellen, um nach erfolgter Freigabe die Wissensbasis anzureichern. Ebenso können Fachartikel aus problembasierten Chats extrahiert werden – die integrierte AI liefert passende Textvorschläge. Zusätzlich kann die intelligente Suchfunktion einen einfachen Zugriff auf verteilte Dokumente gewährleisten

Ja, das moderne Wissensmanagement-System von Empolis legt höchsten Wert auf Datensicherheit – das bezeugen auch unsere zahlreichen Zertifizierungen. 
Alle Informationen werden durch aktuelle Verschlüsselungstechnologien geschützt – sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können. 

Zusätzlich ermöglicht unser System eine rollenbasierte Rechtevergabe, sodass sensible Kunden- oder Produktdaten nur ausgewählten Mitarbeitenden sichtbar sind. Regelmäßige Backups, Updates und Sicherheitsprüfungen stellen sicher, dass Ihre Daten jederzeit geschützt sind und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Der Zugriff auf Informationen kann bei Empolis klar und feingranular gesteuert werden. 
Mitarbeitende erhalten nur Zugriff auf die Inhalte, die für ihre Aufgaben und Rollen relevant sind. Über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem lassen sich individuelle Zugriffsrechte definieren – zum Beispiel nach Abteilung, Funktion oder Projektzugehörigkeit. 

So stellen wir sicher, dass sensible Daten geschützt bleiben und jeder Nutzende nur die Informationen sieht, die er wirklich benötigt. Gleichzeitig bleibt das System flexibel: Rechte können jederzeit angepasst werden, wenn sich Aufgaben oder Verantwortlichkeiten ändern.