Wissenstransfer und Wissensmanagement im digitalen Zeitalter

Eine allgemeine Definition von Wissensmanagement beschreibt die Art und Weise, wie (Erfahrungs-)Wissen von Einzelpersonen oder Unternehmen verwaltet wird bzw. wie Informationen innerhalb unternehmerischer Strukturen organisiert werden.

Spezielle Software wie die von Empolis liefert die entsprechende Grundlage für die Organisation, Verwaltung und Strukturierung von Know-how von Mitarbeitenden. Darüber hinaus ist auch die situative, kontexbezogene Bereitstellung von Wissen ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Überall dort, wo Wissen situativ und adhoc benötigt wird, hat Wissensmanagement einen großen Nutzen. Es verkürzt Suchzeiten nach einer bestimmten Information auf wenige Minuten. Professionelle Systeme unterstützen die Anwendenden zusätzlich mit kontextbezogenen Suchergebnissen oder erkennen Synonyme, sodass keine Arbeitszeit mehr verschwendet wird und die Produktivität steigt. 

Durch Wissensmanagement haben Anwendende die Möglichkeit, in einem Arbeitsprozess neues Wissen zu erlernen, es anzuwenden, es weiterzugeben oder sogar im Austausch mit anderen weiterzuentwickeln. So ergeben sich kürzere Einarbeitungszeiten und auch geringere Weiterbildungskosten, da Training-on-the-Job möglich wird.

Die zentrale Verwaltung von Wissen hat für Unternehmen den Vorteil, dass Mitarbeitende stets auf die aktuellsten Informationen zugreifen. So können Änderungen schneller ausgerollt werden, auf die sich jeder verlassen kann.

In nahezu jedem Unternehmensbereiche benötigen Mitarbeitende schnellen Zugriff auf Informationen. Das können Mitarbeitende in Hotline & Support sein, die Kunden beraten. Produktionsmitarbeiter auf dem Shopfloor, die Anleitungen für einen Produktionsvorgang brauchen. Mitarbeitende im Qualitätsmanagement oder dem technischen Vertrieb, die auf Bestandsdaten zugreifen möchten. Prinzipiell kann also jeder Mitarbeitende entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Wissensmanagement profitieren, weil Prozesse beschleunigt, Aufwand reduziert und die Prozessqualität gesteigert wird.

Jede Organisation geht mit Veränderungen anders um – deshalb ist ein professionelles Change Management für eine erfolgreiche Umsetzung von großer Bedeutung. Skeptische Mitarbeitende und fehlende Akzeptanz bis hin zur Ablehnung sind eine der häufigsten Hürden, die ernst genommen werden sollten. Ebenso verändert sich die Firmenkultur, sofern diese nicht auf das Teilen und Zusammenarbeiten ausgerichtet ist.

Hohe Anfangsinvestitionen für Implementierung, Schulungen oder Prozessanpassungen sollten nicht unterschätzt werden, denn bis die Produktivität spürbar steigt, vergehen einige Monate.

Außerdem ist die kontinuierliche Anreicherung und Aktualisierung der Datenbasis wichtig, um das Vertrauen bei Anwendenden zu gewinnen. Zudem sollten die Systeme so einfach und selbsterklärend wie möglich strukturiert sein, um keine zusätzlichen Hürden aufzubauen.

Abschließend sind Sicherheits- und Datenschutzaspekte zu berücksichtigen und gemäß eines Rollen- und Rechtesystems zu steuern.

Die Sicherung von Unternehmenswissen beginnt mit einem klar strukturierten, digitalen Prozess:

1. Wissen identifizieren

Ermitteln Sie, wo kritisches Wissen im Unternehmen steckt – in Köpfen, Projekten, Dokumenten oder Tools. So entsteht ein Überblick über Ihr bestehendes Know-how und potenzielle Wissenslücken.

2. Wissen dokumentieren

Nutzen Sie eine Wissenstransfer Software, um Wissen systematisch zu erfassen und verfügbar zu machen.

Mit einem passenden Tool können Unternehmen unterschiedliche Formate speichern – etwa Wissensartikel, Service-Notizen, Checklisten oder Entscheidungsbäume. So entsteht eine strukturierte und leicht pflegbare Wissensbasis, die langfristig erhalten bleibt.

3. Wissen teilen

Ein intelligenter Knowledge Hub bündelt alle Informationen an einem zentralen Ort. Dank semantischer Suche oder optional auch einem sprachbasierten Assistenten finden Mitarbeitende Wissen intuitiv und schnell – unabhängig von Abteilung oder Standort.

4. Wissen aktuell halten

Analysieren Sie regelmäßig Wissensanfragen und sammeln Sie Feedback, um zu erkennen, welche Inhalte häufig genutzt oder gesucht werden – und wo Wissenslücken bestehen.

So bleibt Ihre Wissensdatenbank lebendig und entwickelt sich kontinuierlich weiter.

Wie kann mich KI beim Wissenstransfer unterstützen?

Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt Unternehmen dabei, Wissen effizient zu erfassen, zu vernetzen und nutzbar zu machen.

Knowledge Graphen bilden dabei das logische Gerüst des Unternehmenswissens. Sie zeigen Beziehungen zwischen Dokumenten, Prozessen oder Personen und machen Zusammenhänge sichtbar. Änderungen an einer Stelle werden automatisch überall übernommen – so bleibt Wissen konsistent und skalierbar.

Generative AI (GenAI) ergänzt diesen Ansatz durch intelligentes Sprachverständnis. Sie hilft, Wissen per natürlicher Sprache zu finden oder automatisch aufzubereiten – etwa in Form von Wissensartikeln, Checklisten oder FAQs.

Mit einer sicheren RAG-Architektur (Retrieval Augmented Generation) greift GenAI dabei nur auf geprüfte Inhalte zu.

Das Ergebnis: ein dynamisches, lernendes Wissensmanagement-System, das Wissen lebendig hält und stetig erweitert.

Gerade Industrieunternehmen stehen vor der Herausforderung einer stetig wachsenden Datenflut – von Produktionsprozessen über Serviceberichte bis hin zu Kundenwissen.

Eine zentrale Wissensdatenbank hilft, diese Informationen strukturiert zu erfassen, zu vernetzen und schnell wiederzufinden.

Die Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Wissen ist jederzeit verfügbar, Entscheidungen werden schneller getroffen.
• Wettbewerbsfähigkeit: Know-how bleibt im Unternehmen, auch bei Personalwechseln.
• Innovation: Durch vernetztes Wissen entstehen neue Ideen, Lösungen und Prozessoptimierungen.
• Transparenz: Teams greifen auf denselben Informationsstand zu – über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

So wird die Wissensdatenbank zum strategischen Erfolgsfaktor, um Wissen zu sichern, Daten intelligent zu nutzen und langfristig innovationsfähig zu bleiben.