In der Industrie sind Checklisten allgegenwärtig: bei der Inbetriebnahme von Maschinen, in der Wartung und Instandhaltung, bei Qualitätskontrollen in der Produktion oder im technischen Service. Doch während sich die industrielle Fertigung in den letzten Jahrzehnten dramatisch weiterentwickelt hat – Stichwort Industrie 4.0, IoT, Predictive Maintenance – verharren viele Unternehmen bei der Erstellung und Nutzung von Checklisten noch in der Vergangenheit.
Die Checkliste – ein unterschätztes Werkzeug
Checklisten gehören zu den ältesten und bewährtestenWerkzeugen der Prozesssteuerung. Ob in der Luftfahrt, der Medizin oder der Industrie – sie sorgen dafür, dass kritische Schritte nicht vergessen werden,Standards eingehalten und Fehler minimiert werden. Der Chirurg Atul Gawande hatin seinem Bestseller „The Checklist Manifesto" eindrucksvoll beschrieben,wie selbst einfache Checklisten in komplexen Umgebungen Leben retten können.
In der Industrie sind Checklisten allgegenwärtig: bei der Inbetriebnahme von Maschinen, in der Wartung und Instandhaltung, bei Qualitätskontrollen in der Produktion oder im technischen Service. Doch während sich die industrielle Fertigung in den letzten Jahrzehnten dramatisch weiterentwickelt hat – Stichwort Industrie 4.0, IoT, Predictive Maintenance – verharren viele Unternehmen bei der Erstellung und Nutzung von Checklisten noch in der Vergangenheit.
Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder sogar ausgedruckte Papierformulare dominieren vielerorts noch immer den Arbeitsalltag. Die Frage, die sich Entscheider heute stellen müssen, lautet: Ist das noch zeitgemäß? Und wichtiger noch: Welche Chancen verpassen Unternehmen, die an statischen Lösungen festhalten?
Dokumentbasierte Checklisten, ein Relikt?
Dokumentbasierte Checklisten sind in ihrer Grundstruktur fest definiert und bieten wenig bis keine Interaktivität oder Anpassungsfähigkeit. Die klassischen Vertreter sind:
-
Papierbasierte Checklisten: Ausgedruckte Formulare, die per Hand ausgefüllt werden.
-
Excel-Tabellen: Tabellenkalkulationen mit vordefinierten Feldern zum Abhaken.
-
Word-Dokumente: Textdokumente mit Checkbox-Feldern.
-
PDF-Formulare: Digitale Dokumente mit eingeschränkten Eingabemöglichkeiten
Diese Lösungen haben ihre Berechtigung und bieten einige Vorteile:
-
Niedrige Einstiegshürde und geringe Initialkosten.
-
Bekannte Tools, die keine Schulung erfordern
-
Volle Kontrolle über Format und Gestaltung
-
Offline-Verfügbarkeit (besonders bei Papier)
-
Schnelle Erstellung für einfache Anwendungsfälle
Für sehr einfache, selten genutzte Checklisten mit wenigen Schritten und ohne Nachverfolgungsbedarf können statische Lösungen durchaus ausreichend sein. Doch sobald die Anforderungen steigen, offenbaren sich schnell fundamentale Schwächen.
Die Grenzen von Excel und Co. im industriellen Kontext
1. Fehlende Dynamik und Kontextabhängigkeit
Industrielle Prozesse sind selten linear. Eine Wartungscheckliste für eine Produktionsanlage kann je nach Maschinentyp, Betriebsstunden, letztem Wartungsintervall oder aufgetretenen Fehlern unterschiedliche Schritte erfordern. In Excel müsste ein Techniker entweder mehrere verschiedene Listen pflegen oder irrelevante Punkte überspringen – beides fehleranfällig und ineffizient.
Praxisbeispiel: Bei der Inbetriebnahme einer Anlage müssen je nach Konfiguration unterschiedliche Komponenten geprüft werden. Eine statische Liste enthält entweder alle möglichen Punkte (was zu unübersichtlich ist und zu Verwirrung führt) oder muss für jede Konfiguration separat erstellt werden (was den Pflegeaufwand vervielfacht).
2. Medienbrüche und Datensilos
Der typische Workflow mit dokumentbasierten Checklisten sieht oft so aus: Eine Excel-Liste wird ausgedruckt, vom Techniker vor Ort ausgefüllt, später wieder eingescannt oder manuell in ein System übertragen. Jeder dieser Schritte birgt Fehlerquellen und kostet Zeit. Die erfassten Daten landen zunächst in isolierten Dateien auf verschiedenen Laufwerken – eine systematische Auswertung ist nur mit erhöhtem Aufwand möglich. Laut einer Studie von McKinsey verbringen Mitarbeitende in der Industrie durchschnittlich zu 19 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Medienbrüche verstärken dieses Problem erheblich.
3. Keine Integration von Zusatzinformationen
Was tun, wenn ein Techniker bei einem Checklistenpunkt unsicher ist? Bei einer Papier- oder Excel-Checkliste muss er das Dokument verlassen, in einem anderen System nach Anleitungen suchen oder einen Kollegen fragen. Dieses Kontextwechseln kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko, dass Schritte falsch oder unvollständig ausgeführt werden.
4. Fehlende Nachvollziehbarkeit und Compliance
In regulierten Industrien ist die lückenlose Dokumentation von Prozessen nicht optional, sondern Pflicht. Wer hat wann welchen Schritt durchgeführt? Wurden alle vorgeschriebenen Prüfungen absolviert? Mit statischen Checklisten lässt sich das nur schwer nachweisen. Handschriftliche Unterschriften auf Papier oder manuell eingetragene Zeitstempel in Excel bieten keine revisionssichere Dokumentation.
5. Versionschaos und Aktualisierungsprobleme
Sobald eine Checkliste angepasst werden muss – sei es aufgrund neuer Vorschriften, geänderter Prozesse oder Verbesserungsvorschlägen aus der Praxis – beginnt das Chaos. Welche Version ist die aktuelle? Wurden alle Kopien aktualisiert? Arbeiten alle Standorte mit der gleichen Liste? Bei statischen Lösungen ist Versionskontrolle ein manueller, fehleranfälliger Prozess.
6. Keine Echtzeitübersicht für das Management
Führungskräfte, die wissen wollen, wie viele Wartungen abgeschlossen sind, wo es Verzögerungen gibt oder welche wiederkehrenden Probleme auftreten, stehen vor einem Berg an Papier oder verstreuten Excel-Dateien. Eine Echtzeitübersicht oder gar automatisierte Reports sind mit statischen Checklisten praktisch unmöglich.
